MAIL SERVER

 

Mengenal Fungsi dan Cara Kerja Mail Server

Di era digital ini, semua hal hampir dapat diselesaikan dengan cara online. Kebutuhan terhadap jaringan internet ini bisa dibilang sebagai sebuah ketergantungan atau addict. Salah satu contoh nyata adalah, tanyakan ke diri Anda sendiri, “Berapa lama Anda dapat bertahan tanpa melihat dan mengecek smartphone?” Jawabannya tentu dapat bervariasi tergantung dengan masing-masing individu. Namun mengapa orang-orang sangat membutuhkan smartphone? Keperluan mendesak apakah yang dapat diselesaikan melalui smartphone? Tentu jawabannya sangat banyak dan bervariasi. Smartphone digunakan untuk berbagai hal dan keperluan, mulai dari komunikasi, telepon, entertainment, aplikasi editing, hingga urusan pekerjaan.

Pada dasarnya setiap penggunaan dan pembaruan teknologi memang ditujukan serta difungsikan untuk membantu mempermudah semua urusan dan pekerjaan manusia. Termasuk didalamnya yaitu kebutuhan untuk menyelesaikan pekerjaan secara cepat dan efisien waktu. Bagaimana hal ini dapat dicapai? Tentu dengan memanfaatkan teknologi-teknologi yang ada, seperti sistem penyimpanan data dan backup yang telah terintegrasi dengan cloud computing, memanfaatkan serta menggunakan aplikasi-aplikasi yang sesuai dan memungkinkan untuk mempermudah akses dan mempercepat semua jenis pekerjaan.

Salah satu yang tidak boleh dilupakan didalam semua bidang pekerjaan adalah penggunaan email. Email atau elektronik mail merupakan sebuah kebutuhan yang tidak terpisahkan dari manusia dalam sektor pekerjaan, bisnis, individu, maupun perusahaan-perusahaan besar. Khususnya bagi perusahaan besar, email menjadi kebutuhan yang sangat krusial dan utama dari sebuah komunikasi bisnis. Untuk berkomunikasi secara profesional antar para pelaku bisnis, tentu menggunakan email. Karena komunikasi dengan aplikasi chatting akan dirasa kurang pas jika diterapkan untuk perjanjian kerja, mengirimkan surat penawaran, surat lamaran, appointment untuk meeting, dan lain sebagainya. Begitulah email menjadi kebutuhan yang cukup penting bagi industri bisnis dan pekerjaan.                                      

Pengertian Mail Server

Img : Stocksnap

Mail server adalah sebuah server atau layanan internet berbasis cloud computing yang digunakan untuk mengirim dan menerima email dalam satu jaringan server mail yang sama. Mail server dapat mengumpulkan, mengolah, dan mengirim data-data serta informasi dalam bentuk email / surat elektronik dengan menggunakan domain email khusus atau domain email tersendiri. Mail server menggunakan daasr layanan client-server, dimana client dapat mengakses server email melalui aplikasi.

Ada tiga protocol utama dalam mengirimkan email melalui mail server, yaitu protocol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), POP3 (Post Office Protocol V3), dan IMAP SMTP. SMTP lebih banyak digunakan untuk menampung data serta mengirimkan email ke alamat email lain yang ingin dituju. Protocol POP3 dan protocol IMAP lebih banyak digunakan untuk memudahkan user dalam membaca dan mengakses email secara remote.

Komponen Mail Server
Hal ini penting dimiliki oleh sebuah mail server agar dapat berfungsi maksimal dalam proses menerima dan mengirim email dengan lancar. Pada dasarnya mail server memiliki dua aplikasi yaitu SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), dan POP (Post Office Protocol). Namun selain itu, mail server memiliki beberapa hal yang penting sebagai komponen dasar pendukung serta pengoperasiannya. Beberapa komponen yang biasanya dimiliki oleh mail server ada tiga, yaitu sebagai berikut :

• MUA (Mail User Agent)
  MUA memiliki beberapa program utama terkait dengan proses membaca dan membuat email. Jadi MUA bertugas sebagai program untuk membaca email, menerima, serta perintah-perintah untuk membuat dan mengirimkan pesan. MUA disebut juga sebagai email reader atau pembaca email, karena fungsi utamanya adalah perintah-perintah dalam email seperti menerima email, serta mengirim balasan email. Ada beberapa MUA yang juga dilengkapi dengan Multipurpose Internet Mail Extension (MIME), yaitu program yang digunakan untuk mengirimkan email yang berisi file atau attachment-attachment tertentu.
• MTA (Mail Transport Agent)
  MTA adalah salah satu komponen mail server yang bertugas untuk mengurus bagian program pengiriman email. MTA akan melakukan fungsi-fungsi yang harus dilakukannya antara lain adalah menerima dan memproses pesan-pesan email yang masuk melalui berbagai macam jaringan, menentukan alamat tujuan sebagai bahan pertimbangan bagaimana cara mengirimkan sebuah pesan email tersebut, serta menggunakan daftar distribusi untuk mengirimkan salinan pesan.
• MDA (Mail Delivery Agent)
  MDA merupakan bagian program dari mail server yang bertugas sebagai agen pengiriman pesan email. MDA memiliki dua komponen utama, yaitu sebuah database yang berisi saluran atau jaringan untuk mengirimkan pesan, serta yang kedua adalah delivery agent yang bertugas untuk mengirimkan pesan email sesuai dengan jaringan yang dipilih.

Cara Kerja Web Mail Server

Img : Stocksnap

Mail server memiliki dua server yang berbeda fungsinya, yaitu server yang berfungsi sebagai outgoing server (sending email) serta yang kedua adalah incoming server (receiving email). Outgoing server dihandle oleh server SMTP pada port 25. Sedangkan incoming server dihandle oleh POP3 pada port 110 atau IMAP pada port 143. Port adalah semacam konektor yang berfungsi untuk konektor atau pintu buka tutup akses, koneksi, serta distribusi dan transmisi data dari komputer satu ke komputer maupun jaringan lainnya.

Bagaimana cara pengiriman dan penerimaan email? Tentu cara kerja email ini bervariasi tergantung dari program dan aplikasinya. Proses mengiriman email melalui TCP/IP dapat dianalogikan sebagai berikut :

Sender -> user agent -> waiting list email -> MTA -> user mailbox -> user agent -> receiver

Cara kerja mail server secara sederhana dapat dijelaskan sebagai berikut, pada awalnya email-email yang telah dikirimkan oleh sender, maka akan dikumpulkan dan disimpan menjadi satu file dalam database mail server. Pengelompokkan ini berdasarkan atas tujuan email. Dalam sebuah email yang dikirimkan tentu telah terdapat informasi tentang tujuan penerima email dan asal email sender tersebut, serta informasi tanggal dan waktu pengiriman email. Ketika receiver email membaca email dari pengirim email, itu artinya penerima email tersebut telah mengakses mail server dan membaca pesan / file yang tersimpan dalam database mail server yang ditampilkan melalui aplikasi dan browser oleh user tersebut.

Kelebihan dan Manfaat Mail Server

Img : Stocksnap

Menggunakan mail server pribadi bukan mail server dari penyedia platform-platform gratis seperti Google, dan Yahoo, tentunya memiliki keuntungan tersendiri. Apa saja kelebihan dan manfaat dari menggunakan mail server sendiri?

• Lebih menghemat bandwith
  Tentunya menggunakan mail server sendiri yang digunakan khusus untuk jaringan private, misalnya digunakan hanya untuk email karyawan perusahaan Anda, tentu akan lebih menghemat penggunaan bandwidth perusahaan. Artinya mail server tersebut hanya digunakan oleh internal karyawan perusahaan Anda. Semakin sedikit pengguna mail server, tentunya bandwidth yang diperlukan juga akan semakin sedikit bukan? Selain itu, menggunakan mail server pribadi juga menguntungkan pada saat terjadi kemungkinan server down atau crash karena banyaknya user yang mengakses email pada saat yang bersamaan, kemungkinannya juga akan semakin sedikit.
• Lebih cepat & efisien
  Memiliki private mail server akan berdampak pada minimnya resiko email yang tidak terkirim karena berbagai faktor dan alasan baik pengaruh dari server itu sendiri maupun program dan aplikasinya. Selain itu memiliki mail server pribadi lebih cepat dalam proses pengiriman serta penerimaan email karena traffic yang relatif lebih ‘sepi’ jika dibandingkan dengan mail server gratis dan publik. Hal inilah yang dapat membuat Anda tidak akan menghabiskan banyak waktu hanya untuk mengurus keperluan email.
• Mudah mengatur account
  Memiliki mail server sendiri tentu akan lebih mudah dalam pengaturan dan konfigurasi email. Akun-akun email yang dimiliki juga tentu lebih mudah dalam pengoperasian, pengaturan, serta maintenancenya.
• Jika terjadi hal-hal diluar dugaan, bisa langsung ditangani sendiri
  Ini kelebihan yang membuat private mail server lebih diminati oleh para pelaku bisnis dan pemilik perusahaan. Memiliki mail server sendiri akan lebih mudah dalam penanganannya. Karena tentu Anda mengetahui bagaimana cara menghubungi team support dari third party penyedia mail server tersebut. Hal ini lebih mudah jika dibandingkan Anda harus menghubungi team support Google atau Yahoo untuk keluhan, pengaduan, serta penanganan yang cepat.
• Lebih private dan aman
  Memiliki private mail server sendiri tentu artinya memiliki jaringan sendiri yang digunakan oleh internal user yang yang menggunakan mail server tersebut untuk urusan pekerjaan. Private mail server yang digunakan oleh user pun akan lebih aman karena penggunaan dan pengelolaan hanya digunakan oleh jaringan internal.

Jenis-Jenis Mail Server

Img : Stocksnap

Mail server memiliki berbagai jenis-jenis tertentu berdasarkan sistem pengoperasian dan programnya. Beberapa jenis mail server diantaranya adalah sebagai berikut :

• Sendmail
  Sendmail adalah sistem mail server yang paling standar dan banyak digunakan pada sistem operasi Linux/Unix.
• Postfix
  Postfix merupakan mail server yang dibuat berdasarkan hasil pengembangan dari server Sendmail. Bedanya, Postfix dapat dijalankan pada sistem operasi Linux/Unix serta Mac OS X. Postfix ini diharapkan dapat menggantikan server dari Sendmail.
• Qmail
  Qmail adalah mail server yang disebut-sebut sebagai server teraman dalam sistem operasi mail server. Hal ini dikarenakan Qmail belum memiliki sedikitpun celah keamanan yang dapat mengganggu maupun merusak kinerja mail server tersebut. Qmail telah banyak digunakan oleh penyedia email besar seperti Hotmail dan Yahoo.

Fungsi Web Mail Server

Img : Stocksnap

Fungsi utama mail server adalah sebagai program yang mengatur agar email dapat dikirim oleh pengirim email dan diterima oleh penerima email dengan aman, cepat, dan tanpa kendala. Mail server juga digunakan untuk mengatur penerimaan, pengolahan, pengaturan, serta penyalur proses respon atas email-email yang masuk kedalam kotak masuk pesan. Tujuan dari layanan dan program mail server itu sendiri adalah membuat jaringan dan koneksi transportasi email menjadi lebih aman, cepat, tanpa gangguan, dan lain sebagainya.

Tidak hanya itu, fungsi utama dari program mail server adalah sebagai aplikasi yang dapat digunakan untuk menginstall email. Oleh sebab itu, aplikasi mail server sangat penting untuk digunakan dan dimanfaatkan yaitu untuk mengatur jalannya proses distribusi email serta program untuk merespon setiap email yang masuk maupun keluar.

Contoh Mail Server
Pada dasarnya mail server bekerja dalam mode client server. Maka dari itu, ada beberapa aplikasi dan program mail server yang dapat dibedakan berdasarkan komponennya menjadi tiga macam, yaitu sebagai berikut :

• Komponen Mail Transfer Agent (MTA), contohnya aplikasi Sendmail, Postfix, Exim, Qmail, MAilX, Pine, dan Netscape.
• Komponen Mail Delivery Agent (MDA), contohnya mail server  yang berfungsi mendistribusikan email yang datang ke MTA sesuai mailbox masing-masing user.
• Komponen Mail User Agent (MUA), contohnya Thunderbird, Outlook, Eudora Mail, Kmail, dan Evolution.